Die Anleitung
Für alle, die täglich mit A'proPOS arbeiten. Stand 03.09.2026.
Diese Seite erklärt der Reihe nach, was Sie an der Kasse tun. Sie müssen sie nicht von vorn bis hinten lesen — über die Suche links finden Sie jeden Abschnitt in ein paar Sekunden.
Die kürzeste Fassung: Anmelden, Kasse öffnen, Artikel scannen, bezahlen lassen, am Abend abschließen. Alles andere ist Zubehör.
Anmelden
Die Kasse öffnet mit dem Anmeldebildschirm.
- Kassierernummer eintippen — drei Ziffern, dann →
- PIN eintippen — vier Ziffern. Die Anmeldung läuft dann von selbst los.
Vertippt? Die Zeile über dem Tastenfeld (‹ Kassierer 001 — PIN eingeben) führt zurück zur Nummer. Dasselbe tut die Rücktaste, sobald die PIN leer ist.
Nach fünf Minuten ohne Bedienung meldet die Kasse ab — außer es liegt ein angefangener Bon vor. Ein Kunde, der noch vor Ihnen steht, verliert seinen Bon also nicht, nur weil Sie mit ihm reden.
Kasse öffnen
Vor dem ersten Verkauf des Tages wird die Kasse geöffnet: Sie tragen den Anfangsbestand ein — das Wechselgeld, das in der Lade liegt. Erst danach lässt sich kassieren.
Das ist keine Förmlichkeit. Ohne Anfangsbestand ist am Abend nicht feststellbar, ob die Lade stimmt.
Artikel auf den Bon
Vier Wege, alle führen zum selben Ergebnis:
- Kachel antippen — das Raster kommt aus dem Kassenlayout.
- Barcode scannen — der Handscanner tippt einfach los, das Suchfeld muss dafür nicht aktiv sein.
- Suchen — ins Feld oben tippen. Gesucht wird in Bezeichnung, Nummer und Barcode.
- Warengruppe öffnen — eine Gruppenkachel zeigt alles darin.
Liegt ein Nummernblock auf der Oberfläche, geht auch die Menge darüber: Position antippen, Zahl eintippen, × drücken.
Menge, Preis, Rabatt
Position antippen — darunter erscheinen die Aktionen.
| Taste | Wirkung |
|---|---|
| − / + | Menge um eins ändern |
| Menge | Menge frei eingeben |
| Rabatt | Prozent oder fester Betrag |
| Entfernen | Position streichen |
Beim Rabatt lässt sich zwischen Prozent und Euro umschalten. Beides wird gegen den Höchstsatz Ihrer Rolle geprüft — auch der Eurobetrag, sonst wäre die Grenze wertlos.
Liegt der Rabatt über Ihrer Grenze, bricht die Kasse nicht ab: Sie fragt nach einer Freigabe. Ein Kollege mit mehr Rechten meldet sich kurz an, und der Verkauf läuft weiter. Die Freigabe wird festgehalten.
Kunde erfassen
Oben im Bon auf Kunde hinzufügen. Dort suchen oder über + Neuer Kunde direkt einen anlegen.
Beim Anlegen fragt die Kasse nach der Einwilligung. Sie erscheint dann auf dem Kundendisplay: Der Kunde liest den Text, kreuzt an und unterschreibt mit dem Finger. Ohne unterschriebene Einwilligung darf ihm nichts zugeschickt werden.
Hat der Kunde eine Treuekarte, steht sein Punktestand unter dem Namen.
Bezahlen
Bezahlen antippen. Links steht der Nummernblock mit dem offenen Betrag, rechts die Zahlungsarten.
- Ohne Eingabe wird der ganze Restbetrag verwendet.
- Mit Betrag im Feld entsteht eine Teilzahlung — so mischen Sie Bar und Karte.
- Bar: gegebenen Betrag eintippen, dann Abschließen. Das Rückgeld steht groß in der Bestätigung, dazu ein Vorschlag zur Stückelung.
Gutschein und Punkte
- Gutschein: Code eintippen oder scannen. Restwert und Gültigkeit erscheinen, der Gutschein liegt auf dem Bon. Eingelöst wird er erst beim Abschluss.
- Punkte: rechnet Treuepunkte an, bis zum Höchstanteil des Programms.
Retoure und Storno
Über die Funktionstaste Retoure einen alten Beleg wählen. Es entsteht ein eigener Beleg mit negativen Mengen — der ursprüngliche bleibt unverändert.
Warum nicht einfach löschen? Weil das Gesetz es verbietet. Ein gebuchter Beleg wird nie verändert; korrigiert wird durch eine Gegenbuchung. Deshalb steht auch nach einer Retoure beides im Journal.
Wenn kein Netz da ist
Die Kasse merkt es selbst und verkauft weiter.
- Verkaufen, Bon drucken, Rückgeld — alles läuft.
- Oben rechts steht offline, daneben die Zahl wartender Belege.
- Kommt die Verbindung zurück, fließen die Belege nach. Doppelt gebucht wird nichts.
Ohne Netz nicht möglich: Kartenzahlung, Gutscheinprüfung, Treuepunkte, Retoure auf einen alten Beleg und die waffenrechtliche Prüfung. Die Kasse sagt das jeweils an — sie tut nicht so, als ginge es.
Kassenbuch
Das Kassenbuch hält jede Bewegung fest, die kein Verkauf ist: Einlage, Entnahme, Wechselgeld, Trinkgeld, Geld zur Bank.
Jede Buchung braucht einen Grund. Das nervt beim Eintippen und rettet beim Kassensturz — sonst steht am Abend eine Differenz da, die niemand mehr erklären kann.
Abschluss und Z-Bericht
- X-Bericht ziehen, wenn Sie zwischendurch nachsehen wollen. Er ändert nichts und lässt sich beliebig oft holen.
- Zählen. Scheine und Münzen in der Stückelung eintragen — nicht die Summe.
- Z-Bericht. Schließt den Tag ab. Danach ist er eingefroren und unveränderlich.
Warum Stückelung und nicht Summe? Wer eine Summe eintippt, tippt am Ende die Zahl ein, die er sehen will. Wer Scheine zählt, findet die Differenz. Und die Differenz wird ausgewiesen, nicht weggerechnet — auch das verlangt das Gesetz.
Backoffice
Das Backoffice ist die Verwaltung: Stammdaten, Auswertungen, Einstellungen. Anmeldung mit Benutzername und Passwort, nicht mit der PIN — hier geht es um Preise, Margen und Personal, und dafür ist eine vierstellige Zahl zu wenig.
Auf dem Handy klappt das Menü als Schublade ein; der Knopf dafür sitzt oben links.
Artikel pflegen
Anlegen: Artikel → Neu. Pflicht sind Nummer, Name, Preis und Steuersatz. Alles andere kann später kommen.
Bilder: Ein Artikel trägt mehrere. Das erste ist das Hauptbild — es erscheint an der Kasse, im Self-Checkout, am Bestellterminal und in der Speisekarte. Die Reihenfolge lässt sich ziehen.
Allergene: Die 14 Gruppen nach LMIV stehen zum Ankreuzen bereit und erscheinen beim Artikel in der Speisekarte und am Terminal.
Ein Artikel lässt sich nicht löschen? Dann hängt etwas daran — ein Beleg, eine Bestellung, eine Inventur. Er wird dann stillgelegt statt gelöscht, und die Meldung sagt Ihnen, woran es liegt. Ein stillgelegter Artikel verkauft sich nicht mehr, bleibt in alten Belegen aber lesbar. Müsste er verschwinden, wäre der alte Beleg nicht mehr nachvollziehbar.
Personal und Rechte
Mitarbeiter → Neu: Name, Kassierernummer, PIN, Rolle. Die Rolle bündelt die Rechte; wer für eine Aushilfe eine eigene Zusammenstellung braucht, legt unter Rollen eine neue an.
Zwei Rechte lohnen den Blick:
- Einkaufspreis sehen ist ein eigenes Recht. Eine Aushilfe kann Artikel pflegen, ohne die Marge des Hauses zu kennen.
- Rabatt, Storno, Retoure, freier Preis — fehlt eines, bricht die Kasse nicht ab, sondern bittet um Freigabe.
Auswertungen
Übersicht zeigt den laufenden Tag. Berichte rechnen über Zeiträume, Kreuztabelle stellt zwei Merkmale gegeneinander — etwa Warengruppe gegen Wochentag.
Ausleitungen: DSFinV-K für die Kassennachschau, DATEV-Buchungsstapel für den Steuerberater, Excel für alles andere.
Mobile Kasse
Dieselbe Kasse auf dem Telefon, für den Verkauf auf der Fläche. Zwei Reiter: Artikel und Bon.
Der Knopf ⛶ neben dem Suchfeld öffnet den Kamera-Scanner. Er bleibt offen, bis Sie ihn schließen — mehrere Artikel hintereinander scannen geht also flüssig. Wo das Gerät eine Leuchte hat, lässt sie sich zuschalten.
Die Kamera funktioniert nur über eine verschlüsselte Adresse (https) oder in der A'proPOS-App. Über eine unverschlüsselte Adresse sperrt der Browser den Zugriff — das ist keine Störung der Kasse.
Lager
Eine eigene Oberfläche für Handy und Handscanner — im Lager hat niemand eine Maus dabei.
| Vorgang | Ablauf |
|---|---|
| Wareneingang | Lieferschein wählen oder frei buchen → scannen → Menge → buchen |
| Umlagerung | Von-Lager und Nach-Lager wählen → scannen → buchen |
| Abschrift | Artikel scannen → Menge und Grund → buchen |
| Inventur | Inventur starten → zählen → prüfen → buchen |
Bei der Inventur zuerst prüfen, dann buchen. Der Prüfschritt zeigt die Differenzen, bevor sie festgeschrieben werden.
Self-Checkout
Der Kunde scannt selbst und zahlt mit Karte. Abgewiesen werden:
- erlaubnispflichtige Ware
- Artikel mit freiem Preis
- unbekannte Barcodes
In diesen Fällen erscheint Aufsicht erforderlich. Ein Mitarbeiter meldet sich mit Nummer und PIN an und gibt frei.
Kundendisplay
Zeigt dem Kunden mit, was auf den Bon wandert, und läuft dazwischen als Werbefläche. Beim ersten Start fragt es, zu welcher Kasse es gehört.
Es kann den Bon live mitlesen — mit Artikelbildern und hervorgehobenen Aktionen —, Ersparnis und Punktestand zeigen, eine Werbeschleife abspielen und die Einwilligung unterschreiben lassen.
Android-App
Die Kasse gibt es auch als App: a-propos.cloud/app. Ihr Vorteil ist der zweite Bildschirm — die App spricht ein angebautes Kundendisplay direkt an, ohne Umweg über den Server. Das läuft auch dann weiter, wenn das Netz weg ist.
Bei der Einrichtung die Serveradresse mit https:// eintragen.
Eine http://-Adresse lehnt die App ab und sagt das auch — sie könnte den
Server sonst nicht erreichen.
Tischplan einrichten
Backoffice → Gastronomie → Bereiche: Gastraum, Terrasse, Biergarten. Der Bereich entscheidet, welcher Küchendrucker zuständig ist.
Dann Tische: Nummer, Plätze, Form, Größe. Im Plan lassen sie sich schieben und drehen.
Frisch eingerichtet ist kein Tisch vorhanden. Bereiche und Tische müssen einmal angelegt werden — sonst bleiben Tischplan, Bestellung am Tisch und Reservierung leer, und es sieht aus, als wäre etwas kaputt.
Tischaufkleber tragen Nummer und QR-Code. Der Gast scannt ihn und bestellt selbst.
Bestellen und Küche
Vier Wege: durch den Service am Tisch, durch den Gast per QR-Code, am Bestellterminal, oder im Webshop zur Abholung und Lieferung.
Der Küchenmonitor zeigt die offenen Bestellungen in der Reihenfolge des Eingangs. Der Zustand wandert:
angenommen → in der Küche → fertig → serviert / abgeholt / ausgeliefert → erledigt
Bezahlt heißt nicht erledigt. Ein Gast kann vorab zahlen und später essen. Eine bezahlte Bestellung bleibt in der Küche stehen, bis sie tatsächlich raus ist.
Steuersätze: im Haus 19 %, außer Haus 7 %. Das entscheidet der Bestellweg, nicht der Artikel — derselbe Kaffee ist an der Theke ein anderer Steuerfall als am Tisch.
Wenn es klemmt
| Was Sie sehen | Was dahintersteckt |
|---|---|
| Kasse meldet „offline“ | Netz weg. Weiterkassieren — die Belege werden nachgeliefert. |
| Artikel lässt sich nicht löschen | Er hängt an einem Beleg. Er wird stillgelegt; die Meldung nennt den Grund. |
| Bild erscheint nicht | Kein Hauptbild gesetzt, oder der Artikel ist stillgelegt. |
| Kundendisplay bleibt dunkel | Zweiter Bildschirm nicht erkannt — Kabel prüfen, App neu starten. |
| Küchenmonitor leer | Modul aus, oder es steht nichts Offenes an. |
| Tischplan leer | Bereich und Tische sind noch nicht angelegt. |
| Bon druckt nicht | Drucker prüfen. Der Verkauf ist gebucht — der Beleg lässt sich nachdrucken. |
| Kamera-Scanner bleibt schwarz | Die Adresse ist unverschlüsselt. Über https oder in der App geht er. |
Ein Knopf, der nichts tut, ist immer ein Fehler. Entweder passiert etwas, oder es steht eine Meldung da. Wenn ein Dialog wortlos zugeht, melden Sie das bitte — das ist nie so gewollt.
Steht die Kasse still? Rufen Sie an: +49 (0) 21 51 / 387 12 50. Ein Laden, der nicht kassieren kann, schreibt keine E-Mail und wartet auf Antwort. Alles Weitere unter Hilfe & Kontakt.